« Blended conference » : les colloques s’envisagent désormais de façon mixte

De plus en plus, le recours à des outils de connexion en direct se fait stratégique, dans l’organisation des petits et grands événements scientifiques. Non seulement pour permettre en temps réel la rencontre d’un expert international qui n’a pu se déplacer, mais aussi pour élargir le cercle des participants « présents » dans la salle (résolument virtuelle).

Cela fait déjà plusieurs mois que la tendance s’installe. On la nomme parfois « Blended conference »… en s’inspirant de la désignation « Blended learning » qui désigne des parcours de formation qui allient le présentiel et le « à distance ». C’est devenu un incontournable aujourd’hui : la mise en place d’un événement à ambition internationale investit les nouvelles technologies pour élargir le panel de ses intervenants et aussi celui de ses participants. Pour se faire, les organisateurs identifient dans leur communauté scientifique, non seulement des experts qui sont susceptibles d’intervenir sur les thèmes qui seront traités, mais aussi des leaders d’opinions qui drainent dans leur sillage réticulaire, une masse assez importante de « suiveurs [1] ». Si les intervenants sont sollicités sur base de leur expertise en lien avec le sujet traité, les « influenceurs du web » le sont, eux, pour leur crédibilité acquise et l’ampleur de leur réseau.

Les présents et les distants

Si vous souhaitez organiser un événement à caractère scientifique (colloque, conférence séminaire…), une fois le sujet délimité, les premières décisions à prendre concerneront la date, le lieu, les intervenants. A ces questions classiques aujourd’hui, on ajoute une autre préoccupation : comment élargir le concept présentiel pour lui donner une dimension virtuelle d’ampleur. La technologie de visio-conférence se révèle tout indiquée pour permettre l’interaction avec un intervenant distant. En effet, la question de la bande passante n’est plus un problème insoluble aujourd’hui. La capacité technique de visualiser ainsi en temps réel et d’échanger vocalement offre un confort très appréciable. Mais on se rend bien compte que ce recours technique est encore souvent un pis-aller pour contre carrer le fait que l’expert sollicité n’a pu se déplacer. Par contre, la seconde préoccupation des organisateurs, d’identifier les « influenceurs du web » qui pourraient être associés à l’événement est plus qu’un pis-aller. En effet, le processus de rassemblement virtuel via la publication de flux en ligne est un véritable mode de présence active à l’événement, laquelle n’aurait pu s’envisager physiquement. En effet, les blogueurs sollicités entraînent avec eux une foule susceptible de participer qu’il serait impensable d’assumer en présentiel. C’est donc plus qu’un pis-aller, une véritable stratégie d’ouverture et d’incorporation d’un genre nouveau qui se met en place. Et c’est d’autant plus stratégique et novateur que la technologie autorise non seulement la présence attentive mais aussi les interactions du public distant au cœur de l’événement.

Que les followers qui m’aiment… me suivent !

Pour se faire, les organisateurs recourent à des interfaces et appareillages devenus classiques : Twitter notamment et la projection murale des flux d’actualité liés au hashtag [2] défini pour centraliser les publications de chacun. Un petit mot d’explication permettra de visualiser ce soutien technologique. Les blogueurs invités sont des pratiquants chevronnés des réseaux : le généraliste Facebook, mais surtout le plus dépouillé Twitter. En publiant leurs avis en temps réel, ils donnent un retentissement extérieur à l’événement auquel ils assistent eux, en présentiel. Leurs followers (plusieurs centaines) sont donc susceptibles de réceptionner en temps réel un compte-rendu, mot à mot (140 caractères maximum par envoi) de ce qui s’échange ou de bénéficier de commentaires et d’interpellations que les " influenceurs du web " publient. Toutes ces interventions sont tagguées d’un mot clé identique, dédié à l’événement et défini initialement par les organisateurs, de sorte que l’interface rassemble aussi ces interventions de contributeurs différents en un seul flux. Les débats peuvent se suivre donc à l’extérieur de la salle, voire à l’étranger. Mais s’ils se suivent en lecture, ils sont aussi susceptibles d’être suivis en mode édition… Les followers disposant de la même interface et recourant au même hashtag pour poser leurs questions ou apporter leurs commentaires. Si l’on projette toutes ces publications sur un mur de la salle de conférence, on s’offre une opportunité d’interactions avec les intervenants experts réunis en table ronde. Certes, cela demande une gymnastique intellectuelle d’un genre nouveau : exprimer un certain nombre de considérations et entendre en retour des interpellations susceptibles de réclamer une renégociation du fil d’intervention, des objections auxquelles apporter des réponses, ou des compléments d’infos apportés de l’extérieur… à intégrer dans le flux des échanges.

Expressions simultanées

Ce qui est caractéristique de ce nouveau dispositif, c’est qu’il redistribue les cartes de l’intervention experte dans les débats. Souvent dans ce genre de grande messe, les invités qui siègent à la table ronde sont ceux qui mènent les débats. Sans aucun doute, la chose est-elle légitime, puisqu’un propos réunit les participants, lequel est annoncé et figure au centre de la publicité donnée pour rassembler (le programme ou l’affiche). Mais une fois cette intervention faite, la gestion des interactions autorise une plus large participation. Si, dans un auditoire, il est impensable que tous prennent la parole oralement pour réagir ou poser des questions, la technologie évoquée ici permet qu’un très grand nombre s’expriment simultanément. L’affichage mural permet de suivre d’un œil ce qui s’échange aussi depuis l’extérieur. Si l’on dédie alors à quelqu’un (mais parfois cette fonction est elle-même exercée par les « influenceurs du web » présents qui publient mais aussi réceptionnent les messages en provenance de l’extérieur) la responsabilité de synthétiser les intrants, on est alors en mesure de bénéficier de cette masse d’apports. Mais cela demande une capacité de réactivité qui parfois n’est pas si confortablement affichée par certains. Ce sont en effet de nouvelles compétences à mettre en place !

Ludovia

Le cas concret de Ludovia, organisé l’été 2012, peut être pris en exemple pour illustrer combien le processus est devenu structurant d’un événement. Fin du mois d’août s’organise maintenant depuis 9 ans, une université d’été dans le sud pyrénéen, dans la très belle région de l’Ariège. Le thème des échanges de l’année suivante, toujours lié à la réalité de l’enseignement numérique, est chaque année débattu au sein d’une session de clôture. Mais depuis quelques sessions, une équipe de blogueurs chevronnés est associée à la tenue et à l’animation des échanges. Par le truchement de cette équipe d’une douzaine de blogueurs influents - venant des quatre coins de la France, mais aussi de Belgique, du Québec ou du Nouveau-Brunswick - c’est une large communauté d’enseignants intéressés qui peuvent s’associer aux échanges, à partir de leur connexion en ligne et l’usage du hashtag « #ludovia ». Cette équipe, au fil des années, est vraiment devenue une pièce maîtresse de l’animation de l’université. A tel point que ses membres se sont réunis le premier jour, avant que ne démarrent les débats et qu’ils figurent rassemblés au sein d’une table ronde de fin de session qui tente l’exercice toujours difficile, mais combien intéressant, d’une synthèse provisoire.

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La table ronde de Ludovia 2012 avec en fond d’écran, le mur de tweet dédidés. Des blogueurs influents venus de France, New Brunswick, Québec et Belgique

Ce qui fait aussi que cette stratégie renouvelle le concept de l’organisation, c’est que l’animation distante en ligne commence bien avant que l’événement local ne se mette en route… et qu’elle se poursuit encore bien au delà des adieux que se font les participants en se séparant pour rentrer chez eux. C’est dire que l’organisation d’un événement peut prendre une tournure bien plus large et interactive, à tel point que la réalité peut même échapper à ses initiateurs. Dans le cas de Ludovia, les publications qui incorporent le hashtag dédié à l’université d’été se voient encore diffusées à l’heure actuelle (décembre) et il y a fort à parier que les échanges ainsi établis entre les participants se poursuivront jusqu’à la session suivante. C’est donc les notions même d’espace et de temps qui sont transcendées. Quant à l’identification des organisateurs eux-mêmes, on peut pressentir que, pour une partie importante des connectés à la réalité via les réseaux, les véritables mobilisateurs autour de l’événement, ce sont les « influenceurs du web » et pas seulement les équipes en coulisses, en terre ariègeoises. C’est pourquoi, d’année en année, ces mobilisateurs sont de plus en plus incorporés à la réflexion et aux décisions, car leur truchement virtuel constitue un véritable levier pour la réussite de l’événement.

Michel Berhin

Média Animation

Décembre 2012

[1Le terme renvoie à la notion de « follower » que l’on retrouve dans l’interface de Twitter.

[2Ce mot clé dédié au thème de conversation fait que tous les tweet publiés sont centralisés sur une page de flux unique. Une manière efficace de publier les « minutes » d’un événement.

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